Czas na urlop! / It’s time for vacation!

Look for an English version of the post below!

Wakacje tuż tuż! Majorka, Kuba i Mazury już czekają, tylko nas tam brakuje. Zanim jednak urwiemy się z pracy i zaszyjemy się w pięknych plenerach, musimy poprosić o urlop. Tak więc, dzisiaj przybliżam Wam kilka podstawowych zasad dotyczących urlopów wypoczynkowych.

Zacznijmy od tego, że każdy pracownik w Polsce ma prawo do 20 lub 26 dni płatnego urlopu od pracy w ciągu pełnego roku kalendarzowego.  Urlop ten się należy i koniec, zrzec się go nie można. Wymiar urlopu, czyli to czy mamy 20 czy 26 dni, zależy od naszego stażu pracy. Z tym, że „urlopowy” staż pracy składa się tak naprawdę z dwóch czynników, czyli okresu nauki oraz rzeczywistego okresu zatrudnienia poza nią.

Okres nauki wliczany do stażu urlopowego z kolei, zależy nie tyle (choć czasem) od faktycznego czasu nauki, ile od faktu jaką szkołę ukończyliśmy. I tak możemy sobie doliczyć za poszczególne szkoły:

• zasadnicza – nie więcej niż 3 lata
• średnia zawodowa – nie więcej niż 5 lat
• średnia ogólnokształcąca – 4 lata
• policealna – 6 lat
• wyższa – 8 lat

Oczywiście do „urlopowego” stażu pracy wlicza się tylko jeden, najkorzystniejszy okres nauki, a nie sumuje wszystkich szkół. Studia wyższe licencjackie liczy się jako 8 lat, wystarczy więc przepracować 2 lata po nich i mamy prawo do 6 dni urlopu więcej 🙂

Jeśli dopiero zaczynamy naszą przygodę zawodową, to prawo do urlopu będziemy zdobywać stopniowo tzn. w pierwszym kalendarzowym roku pracy, należy nam się 1/20 dnia za każdy przepracowany miesiąc. Od drugiego roku kalendarzowego pracy, prawo do pełnych 20 lub 26 dni urlopu uzyskamy już 1 stycznia. Jeśli mamy hojnego przełożonego, który się na to zgodzi, to możemy wykorzystać cały limit jednorazowo już na początku roku.

Pracodawcy zazwyczaj się jednak nie zgadzają na takie rozwiązanie. Powodów jest wiele, a jeden z nich to fakt, że jeśli w międzyczasie zrezygnowalibyśmy z pracy, albo odeszlibyśmy z niej w inny sposób, to pracodawca już nie odzyska wynagrodzenia, które nam wypłacił za z góry wykorzystany urlop. Urlop jest bowiem liczony proporcjonalnie do ilości miesięcy zatrudnienia u danego pracodawcy. Jeśli na przykład wieloletni pracownik zwalnia się (lub zostaje zwolniony) w maju, to należy mu się tylko 11 dni urlopu:

26 dni / 12 miesięcy * 5 miesięcy przepracowanych = 10,83 dnia zaokrąglone w górę = 11 dni

Podobnych obliczeń dokonuje się dla osób zatrudnianych w trakcie roku. Z tym, że w tym przypadku bierzemy pod uwagę również fakt, ile urlopu wykorzystali oni już u poprzednich pracodawców. Suma urlopów jednego pracownika, nawet jeśli zmienia firmy w ciągu roku, nie może przekroczyć bowiem należnych 20 lub 26 dni w roku kalendarzowym.

Nie denerwujcie się więc nadmierną „papierologią” w firmie i grzecznie złóżcie w dziale HR świadectwa szkolne i świadectwa pracy. Pamiętajcie, że są im one niezbędne do prawidłowego naliczenia Waszych uprawnień urlopowych 🙂

Powinniście również wiedzieć, że dla osób zatrudnionych na pełen etat, jeden dzień urlopu wynosi 8 godzin. Dla zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, liczy się go proporcjonalnie zaokrąglając w górę do pełnego dnia, na przykład:

26 dni * 1/3 etatu = 8,67 dnia zaokrąglone do góry = 9 dni po 8 godzin na rok

Generalnie urlopu udziela pracodawca (przełożony) na wniosek pracownika. Z limitu urlopowego możemy jednak wykorzystać też 4 dni bez składania wniosku do pracodawcy, jako tzw. urlop na żądanie. Pracodawca praktycznie musi nam go udzielić, chyba że zagrażałoby to płynności funkcjonowania firmy. Jedyny warunek jest taki, żeby urlop na żądanie został zgłoszony do firmy nie później niż przed planowaną godziną rozpoczęcia pracy w danym dniu.

Jeśli chodzi o wakacje, to każdy pracownik ma prawo do co najmniej 14 dni kalendarzowych nieprzerwanego wypoczynku w ciągu roku. Jak pokazały badania jest to czas niezbędny na regenerację sił i pracodawca ma obowiązek zapewnić każdemu z nas taką możliwość. Z praktyki mogę napisać, że inspektorzy z PIP (Państwowej Inspekcji Pracy) często to sprawdzają. Jest to też jedyna sytuacja, w której role się odwracają i to pracodawca ma prawo wysłać pracownika na urlop, jeśli ten celowo nie składa wniosku o 2-tygodniowy urlop.

Za czas urlopu należy nam się wynagrodzenie i to takie, jakie otrzymalibyśmy gdybyśmy byli w pracy. W praktyce oznacza to, że nasze stałe miesięczne wynagrodzenie się nie zmieni z powodu urlopu. Natomiast jeśli mamy stawkę godzinową, to każdy dzień urlopu jest również wliczany do czasu pracy. Nawet jeśli oprócz podstawowego wynagrodzenia otrzymujemy różne miesięczne dodatki, to średnia z tych dodatków otrzymanych w ciągu ostatnich 3 miesięcy, również będzie policzona i proporcjonalnie doliczona do naszego wynagrodzenia za czas urlopu. Tak więc korzystając z urlopu nie powinniśmy na tym nic stracić pod względem finansowym w pracy (poza pracą to zupełnie inna sprawa ;-)).

Urlop traktuje się jako okres składkowy, wlicza się do nagrody jubileuszowej czy stażu pracy. W uproszczeniu można powiedzieć, że jest traktowany na równi z czasem pracy, więc korzystajmy z niego ile możemy. Szkoda tylko, że tak szybko się kończy…

Ma nadzieję, że ogólnie przybliżyłam Wam  temat urlopów. Jeśli macie jakiekolwiek pytania o szczegóły, lub potrzebujecie porady w konkretnych przypadkach, piszcie śmiało! Chętnie odpowiem, podpowiem, wysłucham.

Życzę Wam cudownego urlopu!

Podstawa prawna:

• Kodeks Pracy art. 152 – 173, Dział siódmy – Urlopy pracownicze, Rozdział I Urlopy wypoczynkowe.
• Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

It’s time for vacation!

Holidays are just around the corner! Majorca, Cuba and Mazury are already waiting for us. But before we get off work and hide in beautiful landscapes, let me to remind you of a few rules about holidaying.

Every employee in Poland is entitled to 20 or 26 days of paid leave during the full calendar year. This dimension depends on our seniority, but the „vacation” seniority actually consists of two parts, namely the period of study and the actual period of employment outside of it.

The period of study, included in the holiday period, depends not so much on the actual learning time, but on the fact which school was completed. And so we can add to our „vacation” seniority period, the following nu,ber of year depending on a school:

• trade school – no more than 3 years
• trade secondary school – no more than 5 years
• secondary school – 4 years
• post-secondary school – 6 years
• higher school – 8 years

Of course, only one, the most favorable, period of study is added to seniority, we don’t include all schools. Bachelor’s diploma is counted as 8 years experience, so you only need to work 2 years after studies and have the right to 6 days more of annual leave 🙂

If we are just starting our career, we will be entitled to annual leave gradualy. This means that in the first calendar year of work, we will be granted the right to 1/20 days after each finished month of work. From the second calendar year of work, we will be entitled to full 20 or 26 days of leave on 1st January. If we have a great supervisor who agrees to it, then we can use the whole available quota at once, even at the beginning of the year.

Employers, however, usually do not agree for such solution. There are many reasons, and one of them is the fact that if an employee quits the job in the meantime, the employer will no longer be able to recover his or her holiday pay. Vacation since is calculated in proportion to the number of months of employment. For example, if a long-term employee leaves the company (or is dismissed) in May, he should only get 11 days of annual leave:

26 days / 12 months * 5 months worked = 10.83 days rounded up = 11 days

Similar calculations are made for persons employed during the year. But in this case we also take into account how much annual leave has already been used during previous employments. The sum of one employee’s leave, even if he changes employers during the year, cannot exceed 20 or 26 days in a calendar year.

Do not get so upset about excessive „paperwork” in the company and politely fold in the HR department all your school certificates and employment certificates. Remember that they are necessary for them to correctly calculate your holiday entitlements 🙂

You should also know that for full time employees, one day off equals 8 hours. For part-time employees, it is calculated proportionately rounding up to full day, for example:

26 days * 1/3 full time = 8.67 days rounded up = 9 days of 8 hours per year

Vacation is granted by the employer (superior) at the request of the employee. We can also use from the holiday limit the 4 days without applying to the employer as a so-called „vacation on demand”. In practise the employer must let us for this unplanned leave, unless this would jeopardize the smooth running of the company. The only condition is that the leave on demand is submitted to the employer no later than the scheduled start time of work.

As far as holidays are concerned, every employee is entitled to at least 14 consecutive calendar days of uninterrupted holiday throughout the year. This is a time required for regeneration and the employer is obliged to provide each employee with such an opportunity. From practice I can write, that the inspectors of PIP often check it out. The employer, on the other hand, is entitled to send the employee for such leave, if he or she does not intentionally send the request.

For the time of leave we get pay in such amount which we would get if we were at work. In practice, this means that the monthly salary will not change due to leave. On the other hand, if we have an hourly rate, then every day of leave is also included in the working time. Even if in addition to the basic salary we receive different monthly allowances, the average of these allowances received in the last 3 months will also be calculated and proportionately added to our holiday pay. So taking leave we should not lose anything in financial terms at work (outside work is a completely different situation :-)).

Vacation is treated as a contribution period, included in jubilee or seniority. In simpler terms it can be said that it is treated equally with the working time.

I hope that in general I explained the topic, but in case you have any questions about annual leaves’ details, don’t hesitate to contact me.

Wish you a wonderful vacation!

Legal basis:

• Polish Labor Code Art. 152 – 173, Section Seven – Employee Leave, Chapter I Holiday Leave.
• Regulation of the Minister of Labor and Social Policy of 8 January 1997 on detailed rules for granting of vacation leave, fixing and payment of holiday pay and holiday pay equivalent.